定额备用金管理办法

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臣信会计友情提示，定额备用金管理办法总结如下：

第1章 总则

第1条 目的。为了防止企业现金的流失，加强现金管理工作，提高工作效率，现就企业及各下属单位定额备用金的管理制定本办法。

第2条 定额备用金的定义。

定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特点。

第3条 定额备用金的使用对象、用途和金额限制规定，如下表所示。

定额备用金使用及限额表使用对象用途限制金额财务经理临时急需费用类支出使用元/月行政采购零星采购需要使用元/人非商业类零星材料采购零星采购需要使用元/人物流配件采购零星采购需要使用元/人配送部门外叫车配送中经常性临时外叫车元/周其他其他支出频繁而需要定额备用金的人员元/人

第2章 定额备用金的申请、审批与归还

第4条 定额备用金的借支程序如下图所示。

否

借款人填写《借款申请审批单》并签名

借款人所在部门主管或经理审核

下属单位财务经理批准

财务管理中心财务总监审批

出纳付款

下属单位总经理（或主管副总）批准

是

财务管理中心财务总监审批

对于独立核算的单位，需要进行该两步的审批工作

是否超过限额

定额备用金借支一般程序图

1．部门负责人就其借支事由的真实性、必要性进行初审。

2．下属单位财务经理对合理性负责审核，根据前期现金使用做出分析，按现金管理制度作出是非判断。

3．下属单位总经理（或主管副总）对借支必要性进行复审，并对该部门的借支款进行总体监督。

4．超出规定范围的备用金申请，必须报财务总监及企业总裁审批。

第5条 定额备用金的归还。

1．归还定额备用金时，借款人可归还现款，也可以报销费用抵冲，还可于当月薪资中扣除。

2．出纳员收到还款后，必须在《借款申请审批单》上加盖收讫章，双方必须在《借款申请审批单》“还款财务”联和“还款收据”联上签字。

3．办完还款和签字手续后，出纳员应将《借款申请审批单》的“还款收据”联归还给收款人。

第6条 进行会计核算时，可设置“备用金”科目。

第3章 定额备用金的日常管理

第7条 根据工作需要、管理需要原则进行办理；定额备用金的额度需要根据支出业务变化，对使用对象和用途范围每半年审定一次。

第8条 定额备用金实行专人借支专人负责的办法，不得全部或部分转借或以临时备用金的性质借支他人。

第9条 定额备用金作为个人借支入账，以定额备用金形式反映。

第10条 定额备用金的借款时间最长不超过半年，每半年清理一次，如需继续借用的，重新办理申请审批手续。

第11条 因人员调动或离职等原因造成定额备用金管理员更换的，必须办理变更手续，变更方式采用借还两条线，即原责任人办理还款，新责任人办理借款，财务账作相应调整。

第12条 各下属单位财务部必须于每月月末对财务经理的定额备用金进行实地盘点，并编制《定额备用金盘点表》，做好盘点记录。

第4章 违规操作罚则

第13条 各下属单位财务部未经批准私自扩大定额备用金的使用范围或定额备用金限额的，视情节轻重对其财务经理处以元以上的罚款。

第14条 出纳员在审批手续不全情况下借支定额备用金的，按借支金额的10%处罚，情节严重者直接除名。

第15条 各下属单位财务经理、出纳员无任何手续或白条抵库，私自借支定额备用金的，一律除名。

第16条 各级财务主管人员负责对所属单位的定额备用金进行定期盘点（一个月不少于一次），因对未及时盘点而出现的损失承担连带责任；对于定额备用金的盘点损失，一律由相关责任人赔偿；盘点盈余，交本单位的财务部作挂账处理；无法查明原因的，进行账务处理，列入“营业外收入”科目。

第17条 若借款人拒不归还所借的定额备用金（超过归还时间一个星期），由出纳员提出申请经批准后，在其当月薪资中扣收借款额和逾期利息。因此，人力资源部必须配合做好工作，如人力资源部未按通知作扣款处理，每次处罚元，造成损失的，由人力资源部相关责任人承担。

第18条 若借款人员发生人事异动或离职，人力资源部未及时书面通知财务部确认清账，造成借款无法收回的，由人力资源部承担借款损失。

第19条 各下属单位的财务部必须对借款人的借款信用进行定期评定，对于逾期还款或拒不还款的人员，严格控制后续借款甚至取消借款资格。对于有款未还仍借支的款项，由财务部经办人员承担借款损失。

第5章 附则

第20条 本办法由企业财务部负责制订、修订，报财务总监审核，呈报总裁办公会议审议通过后生效。本办法废止时亦同。

第21条 本办法自颁发之日起生效执行。此前与之相抵触的制度规定自即日起作废。

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